Reportée – Assemblée Générale Ordinaire, dimanche 5 avril 2020, 09-12h Roussillon (84)

Objet : convocation Assemblée Générale Ordinaire,  dimanche 05 avril 2020

                                                                                                              Le 28 février 2020, à Arcueil

Cher(e) adhérent(e),

           J’ai le plaisir de vous informer que l’Assemblée Générale annuelle de France Lyme aura lieu le

Dimanche 5 avril 2020 de 09h à 12h00

Domaine Viticole de Chantegrillet

163 rue des Barbiers

84220 Roussillon.

Coordonnées GPS : Latitude : 43.92863229568419  Longitude : 5.3001457778320855

Code Google Maps : W8C5+8J Roussillon

Si vous ne pouvez pas vous déplacer, vous trouverez ici : https://francelyme.fr/site/wp-content/uploads/2020/02/CONVOCATION-AGO-2020-V4.pdf , la procuration à compléter et à nous retourner par courrier postal avant le Lundi 1er avril inclus, ou par courriel avant le Vendredi 03 avril inclus.

L’ordre du jour de cette Assemblée Générale annuelle sera le suivant :

1) Rapport moral et financier 

2) Approbation des comptes : vote à main levée

3) Élection des nouveaux membres du CA (11 personnes) : vote  à bulletin secret 

4) Élection des nouveaux membres du bureau par le CA nouvellement élu : vote à bulletin secret 

 5) Proposition de modification des statuts (vote – pour chaque article- à bulletin secret)

       * Article 3 : le siège social se situe au …………

* Article 6 : Le Conseil d’Administration se réserve le droit de refuser l’adhésion d’une personne. En      cas de refus d’adhésion, le bureau procèdera au remboursement de cette personne, le cas échéant.

* Article 8 : L’association est administrée par un Conseil d’Administration de 11 membres élus par l’Assemblée Générale. L’élection des membres du Conseil d’Administration se fait par bulletin secret.

Le Conseil d’Administration élit parmi ses membres un bureau composé de : 1 Président(e), 1 Vice-Président(e), 1 Trésorier(e),1 Secrétaire,1 Secrétaire adjoint(e)

Le Conseil d’Administration est donc composé d’un président, vice-président, trésorier, secrétaire, secrétaire-adjoint et de 6 autres membres.

Le bureau assure la gestion des affaires courantes de l’association.

* Article 9 : L’association se réunit une fois par an en Assemblée Générale annuelle.  L’Ordre du Jour est proposé par le Président, et validé par le Conseil d’Administration. La convocation à cette Assemblée Générale est envoyée par courrier papier ou courriel à l’ensemble des membres actifs, connus du secrétariat au moment de l’envoi des convocations.

La convocation doit être envoyée aux adhérents au minimum 30 jours calendaires avant la date d’Assemblée Générale. Cette convocation doit stipuler le lieu, la date et l’heure de l’Assemblée Générale et être accompagnée de l’ordre du jour et d’une fiche de procuration.

Toute modification de statuts prévue à l’ordre du jour d’une Assemblée Générale sera détaillée et envoyée dans la convocation à l’Assemblée Générale.

Le bulletin de procuration est utilisé par les personnes souhaitant prendre part aux votes mais ne pouvant se joindre physiquement à l’Assemblée Générale. Cette procuration peut également être inscrite sur papier libre, si elle comporte la phrase « je soussigné Mr/Mme  X … donne procuration à Mr/ Mme Y, pour l’ensemble des votes soumis à l’Ordre du Jour de l’Assemblée Générale qui se tiendra le ….. à …… » ainsi que date et signature.

Toute procuration doit donner pouvoir à une personne nominativement désignée. Les procurations de vote incomplètes ne seront pas prises en compte.

Une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée par le Président, ou si la majorité des membres du Conseil d’Administration en font la demande expresse au Président par lettre recommandée avec accusé de réception. L’ordre du jour de cette AGE doit être détaillé dans ce courrier.

Si, dans un délai de 7 jours suite à la réception de la lettre recommandée, le Président n’a pas pu convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire, celle-ci pourra être convoquée directement par les membres du Conseil d’Administration ayant adressé la lettre recommandée au Président.

*Article 13 : Le Conseil d’Administration se réunit au minimum tous les 2 mois en réunion téléphonique ou physique. Les modalités de choix des dates et d’envoi de l’Ordre du Jour sont fixées par le Règlement Intérieur de l’association.

Le Président peut décider de soumettre certaines décisions à un vote par les membres du Conseil d’Administration.

Le budget prévisionnel annuel de l’association est voté en réunion de Conseil d’Administration.

Chacun des  membres du Conseil d’Administration est amené à exprimer son vote par oral. Les décisions sont prises à la majorité simple.

Chaque réunion de Conseil d’Administration fait l’objet d’un compte-rendu, envoyé par le secrétariat à l’ensemble des membres du Conseil d’Administration. Le délai d’envoi de ce compte rendu est fixé par le Règlement Intérieur.

Un membre du Conseil d’Administration absent de façon non justifiée à 3 réunions de Conseil d’Administration consécutives (téléphoniques ou physiques), sera considéré comme démissionnaire par le Président, et un remplaçant temporaire sera nommé jusqu’à l’Assemblée Générale ordinaire suivante.

* Article 19 : validation des dépenses budgétaires supérieures à 500 euros :

Pour toute dépense supérieure à 500 €, une validation par 2 membres du bureau minimum, dont le trésorier, est nécessaire

Pour toute dépense supérieure à 3000 €, une validation par le CA à la majorité des membres, est nécessaire.

       6) Montant des cotisations annuelles : Vote à main levée.

       7) Questions diverses (questions à envoyer au bureau@francelyme.fr avant le 31 mars 2020)

Pour mémo, voici quelques extraits des statuts actuellement en vigueur, (dernière révision 14 octobre 2018)

« Article 9 : Les Assemblées Générales

Le bulletin de procuration est utilisé par les personnes souhaitant prendre part aux votes mais ne pouvant se joindre physiquement à l’Assemblée Générale. Cette procuration peut également être inscrite sur papier libre, si elle comporte la phrase « je soussigné Mr/Mme X … donne procuration à Mr/ Mme Y, pour l’ensemble des votes soumis à l’Ordre du Jour de l’Assemblée Générale qui se tiendra le ….. à …… » ainsi que date et signature.

Toute procuration doit donner pouvoir à une personne nominativement désignée. Les procurations de vote incomplètes ne seront pas prises en compte. »

« Article 10 : Modalités de votes en Assemblée Générale

Seuls les membres actifs à jour de cotisation peuvent voter en Assemblée Générale.

Le nombre de procurations par personne votante est limité à 20.

Un membre peut être élu au Conseil d’Administration même s’il n’est pas présent à l’Assemblée Générale, à la condition qu’il soit à jour de cotisation et qu’il ait remis un acte de candidature signé ainsi qu’une procuration de vote à une personne physiquement présente et à jour de cotisation.

Les membres du Conseil d’Administration doivent jouir du plein exercice de leurs droits civiques et ne pas être sous curatelle ou tutelle. »

Je profite de ce courrier pour vous informer qu’après 12 années au sein du bureau de France Lyme, dont 2 années en tant que Présidente, je ne renouvellerai pas ma candidature au sein du Conseil d’Administration pour ce prochain mandat.

Je resterai néanmoins très attachée à cette association (que j’ai eu l’occasion de créer en janvier 2008, aux côtés d’autres malades), et resterai fortement impliquée dans la défense des malades de lyme.

Au plaisir de vous retrouver à l’occasion de cette Assemblée Générale,

A très bientôt

Agnès Gaubert,

Présidente