Comment va se passer l’Assemblée Générale ordinaire de France Lyme au temps du Covid-19

Cher adhérent, chère adhérente,

En raison de la crise sanitaire actuelle, notre association n’a pas pu tenir son assemblée le dimanche 5 avril dernier, prévue dans le Lubéron.

Nous nous préparons à tenir une assemblée générale ordinaire dématérialisée et allons vous en présenter les modalités dans cet article.

Tout d’abord, il nous faut préciser que l’article 7 de l’Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19, nous permet de tenir cette AG dématérialisée qui n’est pas prévue par nos statuts associatifs.

Cet article 7 dispose :

“Lorsque l’organe mentionné à l’article 4 ou son délégataire décide de faire application des dispositions des articles 4, 5 ou 6 et que tout ou partie des formalités de convocation de l’assemblée ont été accomplies préalablement à la date de cette décision, les membres de l’assemblée en sont informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, sans préjudice des formalités qui restent à accomplir à la date de cette décision. Dans ce cas, la modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.”

Retour sur le vote en ligne du 19 avril sur “Comment va se tenir l’AG”

Vous avez été 421 à voter. Nous vous en remercions!

45% des votants veulent assister à l’assemblée générale en ligne. Nous sommes en train d’organiser les outils.

TOUT SE FERA EN LIGNE

Cette année, l’assemblée générale s’articulera en 2 temps:
– un temps pour voter sur l’ordre du jour. Ce sera fin mai, avec un site web de sondage en ligne Survey Monkey.
– un temps pour la tenue de l’AG, avec notamment la restitution du vote, le dimanche 7 juin, pendant 1h maximum, avec le logiciel d’échange avec conversation et audio-vidéo Discord, sous forme de webinar.

Adhésion à jour de cotisation pour pouvoir voter

Les informations pour voter seront envoyées par courriel à tous les adhérents à jour de cotisation qui en possèdent un.
Il y aura que quelques jours pour répondre au vote. Les détails de ces délais seront précisés dans la convocation à l’AG.

Pour pouvoir voter à l’AG, il est impératif que vous soyez adhérent à jour de cotisation. Si vous recevez une relance d’adhésion, nous vous remercions d’y prêter attention.
En effet, seuls les adhérents à jour de cotisation jusqu’au 30 juin 2020 recevront les informations de vote.
Si vous ne connaissez plus votre date de ré-adhésion, n’hésitez pas à la demander à Céline : contact@francelyme.fr
Elle ne manquera pas de vous répondre.

Les outils

1- Le vote en ligne

Le logiciel sera Survey Monkey : c’est un site internet de sondage en ligne, conforme au RGPD, qui permet la gestion du vote de façon anonymisée.

Nous paramétrons le vote sur le site internet. Celui-ci envoie une invitation personnalisée à chacun de nos adhérents pour voter en ligne. C’est un lien individuel (appelé token) auquel nous n’avons pas accès et qui ne peut pas renvoyé. Il est donc indispensable que vous vérifiez bien vos courriers indésirables afin de trouver si le message ne s’y est pas glissé.

Certains fournisseurs comme Orange bloque les liens dans le courriel “inconnus” pour vous éviter les clics malencontreux vers des sites payants. Il y a un moyen pour activer ces liens qui est différent pour chaque fournisseur de courriel. Si vous le pouvez, prenez bien le temps de vérifier cela.

L’adresse d’expédition sera contact@francelyme.fr

2- La conférence de l’AG  

Le logiciel sera Discord : C’est un site web qui permet la diffusion audio et vidéo avec tchat. Il y a une application pour smartphone, tablette et ordi.

Vous recevrez un courriel dédié avec un lien pour venir en conférence sur Discord dans ce qui s’appelle un salon textuel et un salon vocal.

Vous, en tant que participant à l’AG sur internet, vous aurez besoin :

• soit d’un ordinateur avec une liaison internet (plutôt Ethernet que Wifi, si possible) avec un navigateur web (plutôt Chrome que Firefox), de haut-parleurs (ou d’un casque) et d’un clavier (off course!) et de Discord (application à télécharger ou site web)
• soit d’une tablette ou d’un téléphone sur lequel vous installerez l’application Discord
• d’un casque (les écouteurs pour smartphone fonctionnent très bien)

Pour limiter l’utilisation de la bande passante et ainsi assurer une meilleure stabilité du flux audio et vidéo, il n’y aura pas de vidéo-conférence de tous les participants (format webinar). Seuls les animateurs pourront prendre la parole. L’animateur qui sera en train de parler sera visible par tous les participants (si la capacité de la ligne internet du destinataire le permet). L’animateur pourra partager son écran pour présenter des documents.

Ces documents seront aussi disponibles en ligne : cela signifie qu’en cas de problème avec le partage d’écran, le document sera consultable en ligne sur votre navigateur internet.

Vous pourrez utiliser le salon textuel pour écrire.

Lors de cette réunion en ligne, il n’y aura pas un échange général entre les participants et les membres du Conseil d’Administration. En amont, nous aurons récupéré les questions sur le rapport d’activité et financier pour y répondre à la fin de la restitution des votes. Ces réponses seront apportées dans le temps imparti de la réunion soit 1h.

Dans les problèmes déjà connus :

• l’antivirus peut bloquer Discord soit au niveau du micro, soit la vidéo, soit les 2 -> désactiver l’antivirus, autoriser le micro à fonctionner, remettre en route l’antivirus
• il y a un écho avec les hauts parleurs, le son est trop bas, les voix sont mal-audibles -> il est bien mieux d’avoir un casque (les écouteurs vendus avec les smartphone fonctionnent très bien)
• les connexions lentes, même en ADSL, peuvent ne pas charger la vidéo et/ou le partage d’écran -> il y aura un lien pour consulter les documents présentés en dehors de Discord
• le site web de Discord a un mauvais son, une mauvaise image ou tout autre problème -> installer l’application Discord sur son ordinateur devrait assurer une meilleure stabilité de l’audio et de la vidéo
• pour assurer une stabilité de l’audio et vidéo, il est préférable que les autres outils du foyer consommant de la bande passante n’utilisent pas la ligne internet à cette occasion, comme la TV par ADSL, les smartphones et tablettes en wifi sur la box.

N’hésitez pas à nous poser vos questions : bureau@francelyme.fr

Prenez soin de vous et de vos proches
Cordialement

Nathalie pour le bureau France Lyme